Elektronisko rēķinu parakstīšana

Lai komersants būtu pārliecināts, ka plāno rīkoties likumīgi, ieviešot pašu izstrādātu elektronisko parakstu, ko vienlaicīgi būs atzinuši darījumu partneri, būs ievērojis likumā „Par grāmatvedību”, Elektronisko dokumentu likuma un Ministru kabineta 2005.gada 28.jūnija noteikumu Nr.473 „Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” noteiktās prasības, sniegšu savu viedokli šajā jautājumā.

Likuma „Par grāmatvedību” 7.panta pirmajā daļā ir noteikts, ka grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un kurā ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:

1) dokumenta autora nosaukums (firma), bet ja dokumenta autors ir fiziskā persona, — vārds un uzvārds;
2) dokumenta autora reģistrācijas numurs (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē), bet ja dokumenta autors ir fiziskā persona, — personas kods (ja personai tāds piešķirts);
3) ārējam attaisnojuma dokumentam — arī juridiskā adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet ja dokumenta autors ir fiziskā persona, — arī personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adrese;
4) dokumenta veida nosaukums;
5) dokumenta datums;
6) dokumenta reģistrācijas numurs;
7) paraksts (izņemot šā likuma 7.1 pantā minētos gadījumus);
8) atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem — arī citi tiesību aktos noteiktie obligātie dokumenta rekvizīti;
9) saimnieciskā darījuma dalībnieki, norādot katra saimnieciskā darījuma dalībnieka nosaukumu (firmu), reģistrācijas numuru (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē), juridisko adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, — norādot vārdu un uzvārdu, personas kodu (ja personai tāds piešķirts), personas norādīto adresi vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adresi;
10) saimnieciskā darījuma apraksts, pamatojums un mērītāji (daudzumi, summas), bet tiesību aktos noteiktajos gadījumos — arī cita informācija par saimniecisko darījumu.
Saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 7.panta septīto daļu, ja attaisnojuma dokuments ir papīra formā, šai dokumentā rekvizīts „paraksts” noformējams, ievērojot Dokumentu juridiskā spēka likuma prasības. Elektroniskajā attaisnojuma dokumentā rekvizīts „paraksts” noformējams, ievērojot Elektronisko dokumentu likuma prasības.

Saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 1.panta 2.punktā sniegto terminu skaidrojumu drošs elektroniskais paraksts ir elektroniskais paraksts, kas atbilst visām šādām prasībām: tas ir piesaistīts vienīgi parakstītājam, tas nodrošina parakstītāja personas identifikāciju, tas ir radīts ar drošiem elektroniskā paraksta radīšanas līdzekļiem, kurus var kontrolēt tikai parakstītājs, tas ir saistīts ar parakstīto elektronisko dokumentu tā, lai vēlākas izmaiņas šajā dokumentā būtu pamanāmas, tas ir apliecināts ar kvalificētu sertifikātu.


Savukārt atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma 1.panta 4.punktā sniegtajam terminu skaidrojumam elektroniskais paraksts ir elektroniski dati, kas pievienoti elektroniskajam dokumentam vai loģiski saistīti ar šo dokumentu, nodrošina elektroniskā dokumenta autentiskumu un apstiprina parakstītāja identitāti.

Elektronisko dokumentu likuma 3.panta otrajā daļā ir noteikts, ka elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Elektronisko dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tajos gadījumos, kad tam ir elektroniskais paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu.

Ievērojot minēto, komersantam noformējot grāmatvedības attaisnojuma dokumentu elektroniski, tas jāapliecina ar drošu elektronisko parakstu vai elektronisko parakstu.

Tātad, ja komersants ar darījuma partneri par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušies atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma 3.panta otrajā daļā noteiktajiem nosacījumiem, tad šāds elektroniski sagatavots un parakstīts grāmatvedības attaisnojuma dokuments atbildīs likuma „Par grāmatvedību” 7.pantā noteiktajām prasībām un pamatojoties uz to komersants un darījuma partneris drīkstēs veikt ierakstus grāmatvedības reģistros.

Šajā gadījumā komersants, noslēdzot savstarpēju rakstisku vienošanos ar darījumu partneriem par elektronisko rēķinu apmaiņu, norādot vienošanās, ka turpmāk preāu pavadzīme – rēķins darījuma partneriem tiks nosūtīts, izmantojot elektronisko pastu elektroniskā ziņojumā kā pievienota datne un saturēs elektronisko parakstu, tad šādi sagatavota preāu pavadzīme – rēķins atbildīs likuma „Par grāmatvedību” 7.panta prasībām un saturēs attaisnojuma dokumentam nepieciešamos rekvizītus.

Likuma „Par grāmatvedību” 7.1panta otrajā daļā ir noteikts, ka par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam – preces vai pakalpojuma saņēmējam – samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu „paraksts”, bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.

Tātad minētā norma ir piemērojama situācijā, kad grāmatvedības attaisnojuma dokuments tiek sagatavots bez rekvizīta „paraksts”.

No minētā izriet, ka komersanta situācijā, ja, piemēram, komersants saviem darījumu partneriem preču pavadzīmes – rēķinus plāno nosūtīt uz darījumu partneru elektronisko pastu, likuma „Par grāmatvedību” 7.1panta otrās daļas normas nav piemērojamas, ja grāmatvedības attaisnojuma dokumentu komersants plāno sagatavot ar rekvizītu „paraksts”, ievērojot Elektronisko dokumentu likumā notiktās prasības.

Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumu Nr.585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 45.1punktā noteikts, ka elektroniskā formā sagatavota attaisnojuma dokumenta, preāu piegādes dokumenta vai grāmatvedības reģistra izstrādāšanai, noformēšanai, glabāšanai vai apritei (attaisnojuma dokumentam un preāu piegādes dokumentam) un papīra formā sagatavota attaisnojuma dokumenta, preāu piegādes dokumenta vai grāmatvedības reģistra elektroniskās kopijas sagatavošanai, saglabāšanai vai tās pareizības apliecināšanai uzņēmums attiecīgi piemēro Ministru kabineta 2005.gada 28.jūnija noteikumus Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām”, ja attiecīgais jautājums nav noteikts grāmatvedību reglamentējošajos normatīvajos aktos.

Tā kā Ministru kabineta 2005.gada 28.jūnija noteikumos Nr.473 „Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” nav noteiktas prasības elektroniskā paraksta ieviešanai, tad komersants nepiemēro minētos noteikumus, ieviešot Elektronisko dokumentu likumam atbilstošu elektronisko parakstu.

Noslēgumā vēlētos atzīmēt, ka komersants „paraksta” vietā nedrīkstētu ieviest jebkuru ciparu vai burtu kombināciju, lai darījuma puses varētu atzīt, ka dokuments ir parakstīts.

Avots: www.ifinanses.lv