Чтобы быть уверенным в том, что трейдер намерен действовать законно, внедрив электронную подпись, разработанную трейдером и принятую контрагентами, трейдер выполнит положения Закона о бухгалтерском учете, Закона об электронных документах и Постановления Кабинета Министров № 473 от 28 июня 2005 года „Порядок подготовки, оформления, хранения и обращения электронных документов в государственных учреждениях и учреждениях местного самоуправления и порядок обращения электронных документов между государственными учреждениями и учреждениями местного самоуправления или между этими учреждениями и физическими и юридическими лицами”, я выскажу свое мнение по этому вопросу.
Раздел 7(1) Закона о бухгалтерском учете гласит записи в бухгалтерском учете, подтвержденные подтверждающими документами. Подтверждающий документ - это документ, который удостоверяет наличие хозяйственной операции предприятия и который содержит, по крайней мере, следующие документальные сведения и информацию о хозяйственной операции:
1) наименование автора документа (компании) или, если автором является физическое лицо, имя и фамилия;
2) регистрационный номер автора документа (если автор документа по закону должен быть зарегистрирован) и, если автором документа является физическое лицо, персональный идентификационный номер (при наличии);
(3) для внешнего подтверждающего документа также юридический адрес (если автор документа по закону должен быть зарегистрирован) или адрес (если автор документа по закону не должен быть зарегистрирован), а если автором документа является физическое лицо, также адрес, указанный этим лицом, или, если он не указан, адрес заявленного места жительства;
4) название типа документа;
5. дата документа;
(6) регистрационный номер документа;
7) подпись (за исключением случаев, указанных в статье 7.1 настоящего Закона);
8) для отдельных видов подтверждающих документов - иные обязательные реквизиты документов, установленные законодательством;
9) участников экономической сделки с указанием наименования (фирмы), регистрационного номера (если участник экономической сделки в соответствии с законом должен быть зарегистрирован), юридического адреса (если участник экономической сделки в соответствии с законом должен быть зарегистрирован) или адреса (если участник экономической сделки в соответствии с законом не должен быть зарегистрирован) каждого участника экономической сделки, а в отношении физического лица, являющегося стороной экономической сделки, - его имя, фамилия, персональный идентификационный номер (при наличии), адрес, указанный им, а в случае отсутствия такого адреса - адрес его заявленного места жительства;
(10) описание экономической операции, ее причины и меры (количества, суммы), а также, в случаях, предусмотренных законом, другая информация об экономической операции.
В соответствии со статьей 7(7) Закона о бухгалтерском учете, если подтверждающий документ составлен на бумажном носителе, в нем должна быть сделана „подпись” в соответствии с требованиями Закона о юридической силе документов. В случае электронного документа необходимая „подпись” должна быть выполнена в соответствии с требованиями Закона об электронных документах.
В соответствии с толкованием терминов в статье 1(2) Закона об электронных документах защищенная электронная подпись - это электронная подпись, отвечающая всем следующим требованиям: она связана только с подписавшим лицом, обеспечивает личную идентификацию подписавшего лица, создана с помощью защищенных средств создания электронной подписи, которые могут контролироваться только подписавшим лицом, связана с подписанным электронным документом таким образом, что последующие изменения в документе видны, заверена квалифицированным сертификатом.
Однако, согласно толкованию терминов в статье 1(4) Закона об электронных документах Электронная подпись - это электронные данные, прикрепленные к электронному документу или логически связанные с ним, удостоверяющие подлинность электронного документа и подтверждающие личность подписавшего.
Статья 3(2) Закона об электронных документах гласит электронный документ считается самостоятельно подписанным, если он имеет защищенную электронную подпись. Электронный документ также считается самостоятельно подписанным, если он снабжен электронной подписью и стороны в письменной форме договорились о подписании электронного документа электронной подписью. В этом случае письменное соглашение должно быть оформлено и подписано на бумаге или в электронном виде защищенной электронной подписью.
Соответственно, если трейдер оформляет бухгалтерский документ в электронном виде, он должен быть заверен защищенной электронной подписью или электронной подписью.
Таким образом, если торговец и контрагент согласовали электронную подпись электронного документа в соответствии с условиями, изложенными в статье 3(2) Закона об электронных документах, то такой подготовленный и подписанный электронной подписью бухгалтерский документ будет соответствовать требованиям, изложенным в статье 7 Закона о бухгалтерском учете, и торговец и контрагент смогут вносить записи в бухгалтерские записи на основании подготовленного и подписанного электронной подписью бухгалтерского документа.
В этом случае участник торговли, заключив с контрагентами взаимное письменное соглашение об обмене электронными счетами-фактурами, указав в нем договоренность о том, что в дальнейшем коносамент - счет-фактура будет направляться контрагентам по электронной почте в виде электронного сообщения как вложенный файл и будет содержать электронную подпись, составленный таким образом коносамент - счет-фактура будет соответствовать требованиям статьи 7 Закона „О бухгалтерском учете” и содержать реквизиты, необходимые для подтверждающего документа.
Раздел 7.1(2) Закона о бухгалтерском учете гласит Документ, выданный другой компанией компании - получателю товаров или услуг - для оплаты, также может рассматриваться как внешний подтверждающий документ, если он не содержит требуемой „подписи”, но существование экономической операции, указанной в этом документе, подтверждается другим внешним документом, имеющим юридическую силу в соответствии с Законом о юридической силе документов.
Таким образом, данное положение применимо в ситуации, когда бухгалтерский документ составлен без необходимой „подписи”.
Из вышесказанного следует, что в ситуации с торговлей, если, например, торговец намерен отправлять счета-фактуры своим деловым партнерам по электронной почте, положения второй части статьи 7.1 Закона „О бухгалтерском учете” неприменимы, если торговец намерен подготовить бухгалтерский документ с необходимой „подписью” в соответствии с требованиями Закона "Об электронных документах".
Пункт 45.1 Постановления Кабинета Министров от 21 октября 2003 года № 585 „Положение о бухгалтерском учете и организации” гласит для подготовки, оформления, хранения или обращения электронного документа (оправдательного документа и документа о поставке товаров), а также для подготовки, хранения или заверения электронной копии оправдательного документа, документа о поставке товаров или реестра счетов на бумажном носителе, общество применяет в соответствующих случаях Постановление Кабинета Министров № 473 от 28 июня 2005 года “Порядок подготовки, представления, хранения и обращения электронных документов в государственных учреждениях и учреждениях местного самоуправления и порядок обращения электронных документов между государственными учреждениями и учреждениями местного самоуправления или между этими учреждениями и физическими и юридическими лицами”, если соответствующий вопрос не предусмотрен нормативно-правовыми актами, регулирующими бухгалтерский учет.
Поскольку Постановление Кабинета Министров от 28 июня 2005 года № 473 „Порядок подготовки, оформления, хранения и обращения электронных документов в государственных учреждениях и учреждениях местного самоуправления и порядок обращения электронных документов между государственными учреждениями и учреждениями местного самоуправления или между этими учреждениями и физическими и юридическими лицами” не устанавливает требований к внедрению электронных подписей, коммерсант не должен применять эти Правила при внедрении электронной подписи, соответствующей Закону об электронных документах.
Наконец, трейдер не должен использовать вместо слова „подпись” какую-либо комбинацию цифр или букв, чтобы стороны сделки могли распознать, что документ подписан.
Источник: www.ifinanses.lv
